Herramientas para la Gestión de Leads

May 25, 2018 - Marcel Odena

Dentro de las herramientas para la gestión de leads hay que distinguir entre las herramientas de la categoría marketing automation y las herramientas pensadas para mejorar las ventas, llamadas CRM de ventas. En este artículo te explicamos qué debería hacer cada una de ellas, qué funcionalidades estrella tienen y damos nuestra opinión de las herramientas como Hubspot, Marketo, ActiveCampaign y otras más.

En los artículos anteriores hemos estado hablando de qué es un lead, por qué nos interesa generar leads para hacer crecer nuestra empresa, qué estrategias podemos seguir para generar leads y hemos imaginado un escenario en el que generamos tantos leads al mes que tenemos que priorizarlos y en este sentido hablamos de técnicas para la calificación de leads (lead scoring en inglés). Llegados a este punto vamos a imaginar que has puesto en práctica toda esta teoría, y tienes un montón de leads que entran cada mes en tu empresa. Puede que te preguntes:

¿Pero cómo entran estos leads?
¿Y cómo los almaceno?
¿Cómo puedo gestionar todos estos leads?
¿Qué herramientas existen en el mercado para la gestión de leads?

Bien, si tu empresa está en este escenario va por buen camino, tener claros los conceptos de generación de leads sin tener buenas herramientas sirve de poco, y al revés, tener el mejor software de gestión de leads sin tener claros los conceptos tampoco sirve de mucho, muchas empresas seguramente disponen de herramientas muy potentes para la gestión de leads, herramientas para hacer marketing automation y quizás les sacan mucho menos partido de lo que la herramienta permite (¿Te suena esto ;)?).

Si estás en este punto es posible que tengas que enfrentarte a seleccionar una herramienta de gestión de leads. Acertar en la elección puede ser complicado, existen tantas herramientas en el mercado, con tantas funcionalidades que puede ser abrumador. A continuación te explico algunos conceptos básicos que conviene tener claros a la hora de seleccionar una herramienta de gestión de leads y te daré algunos nombres de herramientas que funcionan muy bien.

¿Herramienta de gestión de leads para marketing o para ventas?

Lo primero que tienes que preguntarte es cuál es la finalidad principal de la herramienta de gestión de leads que estás buscando. Seré más concreto, ¿Buscas una herramienta de gestión de leads para hacer mejor marketing y conseguir más leads de calidad? ¿O buscas una herramienta de gestión de leads para mejorar los resultados de ventas? Déjame que adivine lo que has pensado: para los dos. ¿He acertado? Planteado así yo también diría para las dos cosas, conseguir más leads de calidad y conseguir más ventas. La realidad es que el mercado tiende a especializarse mucho y hay muchas herramientas que cubren bien la funcionalidad de «marketing» pero no la de ventas, y al revés. En resumen:

Herramientas de gestión de leads para Marketing: son herramientas que están pensadas para todas aquellas tareas de marketing para generar leads. Estas herramientas se suelen denominar también herramientas de automatización del marketing (marketing automation). Entre otras funciones permiten.
- Generar formularios para descargar los contenidos que creamos (ebooks, webinars, etc.)
- Almacenar los leads, es decir, tener un listado con todos los contactos que hemos conseguido.
- Visualizar un lead (contacto) concreto y ver todos sus atributos (nombre, apellido, email, empresa, etc.). Y podemos crear nuestros atributos específicos para nuestro negocio.
- Ver qué actividad ha tenido un lead concreto en nuestra página web, por ejemplo, para un lead concreto podríamos ver que ha visto la página de inicio, la página de nuestro producto y la página de precios.
- Podemos crear listas para organizar los leads según varios criterios (ordenados por mes, por comportamiento, etc.).
- Podemos enviar emails desde este software a los leads para mejorar el engagement, podemos crear «workflows» para automatizar ciertas acciones (p.ej. cuando un lead consulta una página clave le enviamos un email al cabo de unas hora proponiéndole de ver una demo del producto).
Herramientas de gestión de leads para Ventas: son herramientas que están pensadas para facilitar todo lo que implica el proceso de venta de un producto o servicio. A este tipo de herramientas se les suele denominar CRM, y más específicamente CRM para ventas. Entre otras funciones permiten:
- Una vez un representante de ventas tiene un lead a tratar tiene que hacer varias actividades: típicamente envia un email al lead como primera aproximación sugieriendo de tener una llamada o una reunión. Este email que se envía interesa que quede registrado en la herramienta de gestión de ventas, y así es. Muchas de estas herramientas también permiten saber si el lead (usuario) ha abierto este email o no, de modo que el representante de ventas tiene más información para decidir cuál es el mejor próximo paso.
- Es usual en un proceso de venta definir varios estados para un lead e ir asignando el estado del lead.
- Otra cosa muy importante, permiten definir compañías y oportunidades. Imagina que un lead pide un presupuesto, el representante de ventas le envia la oferta, esto crear una oportunidad. Y esta oportunidad puede tener varios estadios.
- Y lo más importante de este tipo de herramientas es el concepto de «Pipe». El «Pipe» vendría a ser todo el dinero de nuevas oportunidades de negocio que está en el proceso de venta. Imagina un pipe de 100.000 euros, esto significaria que en el mejor de los casos podría generar un negocio de 100.000 euros en los próximos días/meses, si todas las oportunidades se cerrasen exitosamente (caso raro). En este sentido, también se definen estados dentro del pipe y probabilidades, de modo que se hace una estimación de los que es probable que tu empresa cierre en ventas en los próximos meses. Ves que todo esto e muy diferente del punto anterior, ¿No?

Por esto es muy importante tener claro para qué quieres principalmente la herramienta de gestión de leads. En función de tus necesidades tienes que ir para una herramienta de marketing automation o para una herramienta de CRM para ventas. A continuación me voy a centrar sólo en herramientas de tipo marketing automation.

Herramientas de marketing automation para gestión de leads

Existen decenas de herramientas competitivas para gestionar leads desde el punto de vista de marketing, es decir, herramientas del tipo «marketing automation». Estas son algunas de ellas:

Hubspot: es uno de los softwares de marketing automations lideres a nivel mundial, que ha triunfado desde mi punto de vista por ser muy completa, por estar muy bien acabada, por ser muy fiable, tener un coste «razonable» para lo que ofrece y por la cantidad de información y formación que aporta la empresa para que puedas aprender y poner en práctica las buenas prácticas de gestión de leads. Y sobretodo, por ser muy fácil e intuitiva de utilizar. De todo lo que explicaba en el punto anterior Hubspot lo permite hacer con creces, incluso va más allá. Los precios van variando a lo largo del tiempo, así que lo mejor es que mires el modelo de pricing actual. Lo bueno es que tiene un modelo «gratis» de CRM, y un model muy «capado» de «marketing automation», que casi no permite hacer nada de los sustancial en marketing, pero para ver cómo es puede estar bien darte de alta y probarlo. El pricing mínimo para empezar a usar las principales funciones está aproximadament alrededor de los 200 € al mes. Para empresas medianas/grandes este coste es muy razonable. Para empresas más pequeñitas este precio es realmente un esfuerzo muy bestia y muchas veces prohibibo. Hubspot también tiene otro módulo pensado para las funciones de ventas (Hubspot Sales), no está mal, pero es lo que te decía antes, no es su especialidad y no puede competir con otras soluciones de «CRM de Ventas» como Salesforce. Si te interesa verlo te dejo el enlace de Hubspot Marketing Software.
Marketo: marketo vendría a ser como Hubspot pero todavía con una visión más «enterprise», más pensada para empresas muy, muy grandes. Tienes algunas funciones más sofisticadas (que muchos marketers no necesitan), tiene una API que dicen que es muy completa (si no sabes que es una API, es un sistema que permite atacar para cargar datos, modificarlos, sin tener que hacerlo personas, se puede programar tu sistema y actualitzar los datos de marketo a través de la API. ¿El precio? prohibitivo, realmente está pensado para empresas como IBM, Cisco, etc., muy grandes. En términos de usabilidad, desde mi punto de vista es bastante menos usable que Hubspot. Yo la primera vez que tuve la oportunidad de usar una herramienta de automation fue Marketo. Lo usé y lo asimilé como tal. Al cabo de un tiempo a raíz de otro cliente tuve la oportunidad de trabajar con Hubspot y el cambio es como de la noche al día en términos de usabilidad, y de paso de pricing. Si te interesa verlo te dejo el enlace de Marketo.
ActiveCampaign: active campaign para mi vendría a ser una alternativa a Hubspot con las siguientes observaciones:
- Ofrece «más o menos» las funcionalidades de Hubspot, almenos las básicas (crear formularios, workflows, disparar emails, etc.).
- ¿Los acabado? No es comparable a Hubspot, está más «mal acabado».
- ¿Pricing? Muy asequible, con menos de 50 euros al mes puedes usarlo y sacarle mucho jugo ya.
- Si te interesa verlo te dejo el enlace de ActiveCampaign.
¿Más alternativas? Como te decía antes, hay decenas de herramientas muy competitivas en el mercado, pero las 3 anteriores son con las que he trabajado más. Otras herramientas que quizás te interese mirar són:
- CampaignMonitor: siempre he tenido curiosidad, parece bastante a activeCampaign, pero no lo he podido usar todavía. Si te interesa verlo te dejo el enlace de Campaign Monitor.
- InfusionSoft: he visto empresas que lo usan, si bien el pricing pica también, parecido al de Husbpot o por ahí andará. Si te interesa verlo te dejo el enlace de InfusionSoft.
- Pardot (es la parte «marketing automation» de Salesforce. Salesforce es el «Ferrari» de los CRM para Ventas, pero la su módulo para marketing automation me han comentado que no está tan bien como Hubspot (es lo que te decía de la especialización, que cuesta que un mismo software sea el mejor en las dos partes). Si te interesa verlo te dejo el enlace de Pardot.

Si te interesa conocer más herramientas de esta clase te recomiendo que mires en Getapp, hay un listado de herramientas ordenadas por categorías con información de cada una y lo mejor, opinones de gente que las usado. Aquí tienes el enlace de Getapp para herramientas de marketing automation.

¿Has utilizado alguna de estas? ¿Cuál ha sido tu experiencia? ¿Has utilizado alguna otra herramienta de marketing automation? Anímate a compartirlo y deja un comentario al final del artículo.